Una de las claves en la buena gestión de las organizaciones es la digitalización y automatización de los procesos. Una primera digitalización o automatización de un proceso suele surgir de forma autónoma (por iniciativa individual) y local (en un área o departamento) y tiene unos objetivos claros: poder trazar dicho proceso en cada uno de sus pasos, detallar el origen del dato para dar respuesta al por qué de ese número final y llegar a una conclusión basada en argumentos objetivos y numéricos.
Como si fueran reinos de taifas, autónomos para los cálculos y conclusiones, estos pequeños modelos de cálculo tienen una finalidad clara, transformar el dato para convertirlo en información, y trasladarla a otros departamentos paralelos o superiores para alimentar al global de la organización. El medio para este fin siempre ha estado ligado a la ofimática de usuario, accesible para todos, fácil de manejar y rápidamente compartible: el Excel.
Pero, la evolución de estos modelos se antoja compleja. Añadir un nuevo análisis temporal, un nuevo parámetro o modificar los elementos de un listado que conforman un resultado, son tareas arduas y delicadas que pueden consumirle, a la persona que lo gestiona, mucho tiempo y proporcionarle muchos dolores de cabeza. Y, a la hora de salir de su ámbito local, esta información se va a topar con muchos problemas para integrarse dentro de la organización ya que otros departamentos van a necesitar entender ese modelo y aplicarlo a su casuística concreta. También los requerimientos de estructuras jerárquicas superiores van a implicar la adaptación de este sistema local al global que necesita la organización. Además, si este sistema de cálculo se expande por la organización, y los departamentos se convierten en entes colaborativos, habrá una necesidad más que acuciante de consolidar datos. Si juntamos todas estas variables, nos vemos abocados a un final ineludible: un auténtico “infierno Excel”.
En la actualidad, existen en el mercado herramientas especializadas para mejorar, extrapolar, homogeneizar, digitalizar, automatizar y consolidar este tipo de procesos. Tener un sistema homogéneo en cuanto a cálculos y forma, nos permitirá tener trazabilidad fiable del dato y familiarizar al usuario con un sistema de colaboración común a la organización. Tendremos, de forma fácil, la opción de extrapolar en el tiempo o en los elementos fundamentales de la organización, un nuevo producto o unidad de negocio, por ejemplo, todos los procesos de nuestro sistema de cálculo. Otra gran ventaja será que, por supuesto, nos permitirá introducir de forma local el dato para colaborar en un sistema consolidado de forma instantánea y automática. Y añadir un nuevo ente de esa jerarquía de la organización será un acto sencillo y rápido, lejos de las catastróficas copias y versiones de los modelos locales en Excel.
Por lo tanto, esa ofimática de usuario tan útil y eficiente en un primer momento, la podemos considerar como el medio para idear un sistema de cálculo que, de crecer o extrapolarse, deberá apoyarse en soluciones más potentes, colaborativas y homogéneas para dejar de ser un reino de taifas y convertirse un sistema corporativo, centralizado, automatizado, digitalizado y eficiente que permita tener trazabilidad, detalle, seguridad y capacidades de segmentación y agregación. Y, de esta forma, obtener la información necesaria para tomar las decisiones correctas para nuestra organización.
Desde LKS Financial Solutions & Corporate, además de la construcción de sistemas de presupuestación, control de gestión y consolidación financiera, contamos también con casos de éxito de implantación de este tipo de soluciones en ámbitos tan dispares como: la gestión de personas, la consolidación y proyección de la deuda financiera corporativa o un sistema de reparto de costes para productos con una amplia gama de cruces entre tamaños, materiales, colores y otras muchas variables.
Se trata, en resumen, de eliminar los problemas de los “sistemas Excel” (como son la escalabilidad, seguridad, dificultad para la colaboración, etc) pero manteniendo las virtudes de esta herramienta (como son su usabilidad, flexibilidad, familiaridad con los usuarios, etc). Si en alguna parte de tu gestión, te encuentras en un “infierno Excel” contáctanos y te ayudaremos a encontrar una salida.
Jorge Casado González
Consultor LKS Financial Solutions & Corporate
