Actualmente, el plano empresarial cada vez reviste mayores dificultades para poder cumplir con la cambiante y novedosa legalidad que propone el legislador. Concretamente, en los últimos tiempos, empujados por Europa, se ha observado una creciente tendencia hacia la protocolización de los procesos internos de las empresas, así como al establecimiento de planes y canales para el cumplimiento y la denuncia, que suscitan gran incertidumbre a la hora de llevarlos a cabo.
Hemos de recordar que, la regulación de las obligaciones empresariales en el Estado proviene de un marco altamente normativizado. La gestión, las relaciones y la actividad de las empresas se encuentran limitadas por lo dispuesto en la normativa vigente; es decir, el margen de maniobra que poseen las empresas para actuar con flexibilidad fuera de lo estrictamente recogido en la ley es escaso debido a que la ley y la normativa lo regulan casi todo, pudiendo, únicamente las empresas limitarse a cumplir con las disposiciones que se recogían en las mismas. De esta manera, no ha existido flexibilidad y el escaso margen para la interpretación, limitaba cualquier actuación fuera del marco normativo y de la literalidad de sus disposiciones.
En este contexto, la inflexibilidad legislativa ha supuesto una imposición en las “maneras de hacer” de las distintas empresas, obviando las peculiaridades que podían tener las diferentes empresas a la hora de regularse. Es decir, debemos tener presente que la implantación de los protocolos o procedimiento obligatorios internos no pueden seguir las mismas fases, criterios o estructuras en empresas de gran dimensión y en pequeñas o medianas empresas ya que los recursos materiales, humanos y/o económicos no son los mismos en todas ellas. Parece obvio, por tanto, que, ante la nueva tendencia al establecimiento interno de procedimientos y protocolos obligatorios para las empresas, el legislador, no debe olvidar que, quien mejor conoce la realidad que existe dentro de una empresa, es indiscutiblemente, la propia empresa, y así abandonar la intención de que, con independencia del tipo de empresa que sea, todas tengan que someterse a un único y riguroso modelo.
En este escenario de cambio encontramos la exigencia a que las empresas se doten de determinados protocolos, planes y canales. Brevemente, recordamos a continuación los más relevantes:
Protocolo de Acoso Sexual
El Protocolo de Acoso Sexual, cuya finalidad es la de informar, sensibilizar, prevenir y atajar esta forma de violencia en el ámbito laboral, debe ser elaborado como medida preventiva a través del cual se pueda canalizar la gestión de denuncias y erradicar situaciones de acoso sexual en el ámbito laboral. Este protocolo, según el artículo 48 de la Ley Orgánica 3/2007 para la igualdad efectiva de mujeres y hombres, es obligatorio para todas las empresas, independientemente de su tamaño.
Protocolo de Desconexión Digital
El Protocolo de Desconexión Digital establece medidas para garantizar el derecho de las personas empleadas a no estar conectados fuera de su horario laboral. Este protocolo es obligatorio para todas las empresas, sin importar su tamaño o área de actividad, y se rige por la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales, específicamente por el artículo 88. Su objetivo es obligar a las empresas a respetar el descanso y la intimidad, personal y familiar, de las personas trabajadoras.
Sistema Interno de Información “Whistleblowing”
El Sistema Interno de Información es un canal que permite a los miembros de la empresa y aquellas personas externas, pero vinculadas a la misma, informar sobre posibles infracciones en un contexto laboral; esto es, no solo a las personas empleadas, sino también a otros colectivos como pueden ser proveedores, personas empleadas de otra entidad del grupo empresarial, subcontratas, antiguas personas empleadas, etc. Este sistema es obligatorio para todas las empresas que tengan contratadas a 50 o más personas trabajadoras, y se rige por la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
Protocolo LGTBI
El Protocolo LGTBI es un conjunto de medidas que buscan garantizar la igualdad real y efectiva de las personas LGTBI, incluyendo un protocolo de actuación para la atención del acoso o violencia específica a este colectivo. Este protocolo se rige por la Ley 4/2023, de 28 de febrero, para la igualdad real y efectiva de las personas trans y para la garantía de los derechos de las personas LGTBI. Es obligatorio para todas las empresas que cuenten con más de 50 personas trabajadoras.
Plan de Igualdad
El Plan de Igualdad es un conjunto de medidas adoptadas tras realizar un diagnóstico de situación, con el objetivo de alcanzar en la empresa la igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres, y eliminar la discriminación por razón de sexo. Este plan se rige por la Ley Orgánica 3/2007, de 22 de marzo, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres, y su desarrollo reglamentario se encuentra en el Real Decreto 901/2020, de 13 de octubre. Es obligatorio para todas las empresas que tengan más de 50 personas trabajadoras.
Plan de Prevención de Riesgos Laborales
El Plan de Prevención de Riesgos Laborales es un conjunto de medidas que busca garantizar la seguridad y salud de las personas trabajadoras, identificando y evaluando los riesgos laborales. Este plan se rige por la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales. Es obligatorio para todas las empresas que tengan contratadas a personas trabajadoras, sin importar su tamaño o el sector de su actividad.
Considerando el incremento de estos protocolos obligatorios, resulta innegable la idea de que, en los últimos años, se ha dado un notorio cambio de paradigma que está suponiendo una variación en las obligaciones del empresario, tanto en las relaciones laborales como en el cumplimiento de sus responsabilidades. Un cambio que se acompasa con una regulación sancionadora e incluso con campañas de Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Un nuevo marco más flexible, pero incierto, en el que no se establecen directrices claras y suficientes para que las empresas puedan dotarse de garantías de seguridad jurídica para el cumplimiento de sus obligaciones legales. Un nuevo contexto en el que las empresas se ven obligadas a consensuar y negociar internamente con los diferentes agentes sociales, que podría denominarse como la nueva “cultura del consenso”.
A diferencia de lo que hasta ahora hemos conocido en el ámbito de las obligaciones, cada empresa deberá valorar e interpretar internamente estas normas para cumplir con sus obligaciones, lo que dará lugar a tantos protocolos, planes y canales como realidades diferentes existan en cada empresa. Todo ello deriva en la existencia de una necesidad de construir estándares homogéneos que traigan consigo modelos de garantía para dotar a las empresas de seguridad en el cumplimiento efectivo de sus obligaciones y, a su vez, evitar la disparidad de criterios. Todo ello hace necesario que en la actualidad las empresas deban poner en marcha procesos de diagnóstico y “autoauditorias” de cumplimiento, realizadas por y para las propias empresas. Estamos siendo testigos de que las empresas asumen el rol de ser “juez” y “parte”, toda vez que deben iniciar un proceso de desarrollo para los diferentes protocolos, planes y canales que, con carácter obligatorio han de implantarse. Es decir, las empresas deben ser creativas y autodidactas a la hora de cumplir los preceptos legales con el riesgo de incumplir, aún y todo, con sus obligaciones, a la espera de un mayor desarrollo normativo y de interpretación jurisprudencial.
La consecuencia que ha derivado de todo ello es que las empresas necesitan ciertos “extras” para poder llegar a cumplimentar con todas las exigencias legislativas. Por ello, cada vez necesitan invertir en más recursos materiales y humanos para el desarrollo de los mismos. Así, se han creado nuevas figuras especializadas en el cumplimiento, hasta ahora desconocidas en el ámbito empresarial, como los “compliance officers” o los delegados de protección de datos, entre otros. En definitiva, las empresas no solo tienen que adaptarse de manera estructural y organizativa, sino que también implica que haya personas dentro de la empresa que tengan que formarse en cuestiones ajenas a las tareas propias de sus puestos de trabajo.
Con todo ello, es necesario concluir diciendo que esta actual tendencia legislativa, caracterizada por un cambio de paradigma y no exenta de incertidumbre o inseguridad jurídica, supone que las empresas tengan que adaptarse a nuevas formas de cumplimiento de las obligaciones empresariales basadas en lo que podemos denominar “cultura del consenso y de la autoauditoría”. Una cultura que requiere una profesionalización de las personas que integran la organización, un conocimiento mayor de la norma y, una actitud creativa y autodidacta por parte del tejido empresarial.
